Курсовая на тему документооборот и его анализ

У нас вы можете скачать «Курсовая на тему документооборот и его анализ»! Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки.

Курсовая работа: Организация работы с документами на предприятии, документооборот

Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения. Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются.

Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя. На полученном письме, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы, проставляется регистрационный штамп установленной формы. Предварительное рассмотрение писем проводится с целью распределения поступивших писем на требующие обязательного рассмотрения генеральным директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в журнале регистрации поступающих писем, а затем передаются на рассмотрение генеральному директору исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается печатается получателем, регистрируется в журнале регистрации поступающих писем и оперативно передается генеральному директору или иному должностному лицу, которому она адресована. Отдельно ведутся базы данных: Если договор поступил в виде приложения к письму, он вместе с подлинником письма поступает в административное управление для представления на рассмотрение генеральному директору.

Перед представлением на рассмотрение генеральному директору документы должны быть отсортированы по видам и разложены по соответствующим папкам. Рассмотренные генеральным директором документы возвращаются в административное управление. Содержание резолюций, вынесенных генеральным директором на письмах, вносится в журнал регистрации поступающих писем.

Письма передаются на исполнение — подлинники писем хранятся в административном управлении, а исполнителям передаются копии под роспись на обороте первой страницы подлинника письма. После учета работник управления документооборота передает исполнителю подлинник договора для работы; электронная копия договора вместе с электронной копией заполненного бланка для резолюции хранится в управлении документооборота. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями [41]: Подготовка и регистрация отправляемых документов Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам.

Основные этапы обработки исходящих отправляемых документов довольно просты [42]: Составленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения.

До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением документооборота курьерским отделом в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи в Российской Федерации.

С помощью средств электронной связи структурные подразделения осуществляют передачу соответствующих факсограмм, телефонограмм, электронных документов.